На старт, внимание!... Голос!

Когда до пресс-брифинга остаются считанные дни-часы, а вы - как первые лица компании ни разу в подобных мероприятиях участия не принимали и вообще относитесь к журналистам настороженно, имеет смысл выполнить пункты инструкции под условным названием «Экспресс-пресс-тренинг».

Следующие рекомендации первым лицам следует давать осторожно, порционно чтобы не «съели» руку дающего…


ЗА 1 МЕСЯЦ ДО НАЧАЛА…

Фото. Организуйте с помощью PR-отдела фотосессию в корпоративном стиле. Так будет проще привлекать журналистов, которые увидят не только текстовый анонс, но и счастливое (жесткое, суровое или просто красивое) лицо будущего спикера.

Одежда. Есть смысл привести в боевую готовность деловой костюм, обувь, купить интересный галстук.


ЗА 2 НЕДЕЛИ

Речь. Для начала подготовьте свою будущую речь. Или закажите ее текст у специалистов или PR-отдела. Чтобы слова выступления не были для вас чересчур неожиданными, вышлите речеписцам тезисы или «поток сознания». Ваши ранее опубликованные интервью, фото. Они разберутся. Нелишним будет также провести личную встречу с тем, кто пишет слова к вашей «песне».

Подготовьте предстоящую речь «близко к тексту» и в идеальной продолжительности по времени – соответствующей регламенту мероприятия. Хорошей продолжительностью считается темп в 5000 знаков (с пробелами) за 4 минуты. Таким образом, с помощью статистики программы Word можно заранее определить свойственный вам темп речи.

Презентации. Если они вам нужны, необходимо проработать их сразу же после утверждения вашего конечного варианта речи. А затем утвердить и презентации.


ЗА 1 ДЕНЬ

Чтение – с выражением! Прочитайте не менее двух раз вслух вашу речь, чтобы определить ее продолжительность. Оптимальный темп для восприятия - чуть выше среднего (как чтение новостей на радио). Если вы не укладываетесь в норматив «идеальный темп + 20 секунд», сокращайте речь.

Не будем об этом. Сокращать свою речь нужно блоками. Если вы не говорите о «той классной фишке», то не упоминайте и ее контекста в целом; и наоборот. Для официальной части брифинга лучше сократить эмоциональные абзацы, чтобы использовать их в неофициальной части мероприятия. Если очень нравится какой-либо момент – оставляйте его в неофициальной части.

Подсказки. Волнение перед журналистами – обычное дело. Забыть речь можно напрочь, поэтому лучше предварительно воспользоваться проверенным средством от потери памяти. Составьте карточки-подсказки для удобства воспроизведения речи. Карточки можно сделать из обычного чистого листа А4 или картона эстетического вида.


ЗА ПЯТЬ МИНУТ

Вода. Держите под рукой напитки комнатной температуры, чтобы освежать горло во время выступления. Не забудьте и о стаканах презентабельного вида – не пластиковые, одним словом.

Мини-макияж. Воспользуйтесь обычной пудрой до начала мероприятия. Нанесите ее на лицо ровным незаметным слоем. Тогда ваши фотографии «с места событий» получатся более красивыми, матовыми и не подвергнутся последующему ретушированию, когда искажения неизбежны.

Презентации – don’t worry. Не смотрите на презентационный экран, не отвлекайтесь. Поручите управление слайдами сотруднику, ответственному за проектор. Да, обязательно перед мероприятием перекопируйте их на презентационный компьютер. Пусть о презентациях заботятся другие, ваше дело - держать речь.


ВО ВРЕМЯ

Вопрос из зала. Отвечать ли на вопросы журналистов, зависит от формата мероприятия. Если это пресс-конференция – отвечать, и как можно более содержательно. При этом поручите вашему PR-менеджеру включить диктофон на все время, пока идет пресс-конференция. Чтобы в прессу в качестве цитат не попало то, что не было произнесено.

Формат же пресс-брифинга не предполагает обратной связи. В то же время, общение - важная составляющая PR-мероприятия, и у журналистов не может остаться времени на посещение неофициальной части. Поэтому, если чувствуете, что сможете кратко - до 5 предложений - ответить на вопрос журналиста на официальной части – отвечайте. Если нет, то скажите, что это тема долгой беседы, которую можно провести в неофициальной части или сразу по завершению пресс-брифинга тет-а-тет.

На банкете. В неофициальной части фуршет обычно является обязательным продолжением пресс-мероприятия. И если в это время к вам с обстоятельным вопросом обратился журналист, прежде чем начать с ним беседу, обменяйтесь визитками. Если у журналиста таковой с собой не окажется, предложите записать ему свои координаты на обратной стороне вашей визитки. Передайте контакты журналистов руководителю службы маркетинга или в PR-агентство для того, чтобы узнать дату публикации и согласовать текст данного вами интервью.

Выполнив эти несложные рекомендации, или даже часть из них, вы будете как минимум соответствовать своему статусу в глазах журналистов. Максимум – оставите глубокое впечатление и очередь за эксклюзивными интервью.

Роман Масленников
генеральный директор и партнер PR-агентства ПРОСТОР: PR & Консалтинг

Данный материал впервые опубликован в журнале "Советник" в оригинальной редакторской правке.